Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы

 

До 2021 года все предприниматели, согласно федеральному закону №54, должны перейти на онлайн-кассы — устройства, которые выходят в интернет и передают данные о продажах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Для этого кассам нужен фискальный накопитель (ФН) — он хранит данные обо всех проведённых операциях. 

 

Фискальные накопители бывают разные — и порою владельцу компании трудно разобраться, какой нужен конкретно для его бизнеса. Разберёмся, что такое фискальный накопитель и как его правильно выбрать.

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.2016 вводит понятие фискальный накопитель. Если говорить простыми словами, это устройство для шифрования и защиты фискальных данных. А фискальные данные - это сведения о расчетах проводимых контрольно-кассовой техникой. Назначение устройства в том, чтобы записывать и хранить в некорректируемом виде фискальные данные. А так же производить сверку фискальных документов, подтверждающих факт передачи фискальных данных оператору фискальных данных и обеспечивать конфиденциальность передаваемой информации. По сути, это та же самая ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищенная), но с дополнительными функциями.

Какие фискальные накопители бывают

В онлайн-кассах могут использоваться только те фискальные накопители, которые находятся в реестре ФНС — сейчас там 18 моделей. При выборе накопителя учитывайте срок его действия и сферу деятельности организации. Когда у ФН заканчивается срок действия, по закону вы имеете право заменить его самостоятельно. Однако на деле оказывается, что все действия с ФН – довольно ответственная работа, требующая специальную квалификацию и навыки. Любая ошибка в работе с накопителем может привести к его блокировке. Учитывая немалую стоимость данного чипа, мы рекомендуем обратиться в сервисный центр, где специалисты заменят накопитель в среднем за 500-1000 рублей, но сделают это грамотно и возьмут на себя ответственность за все произведенные манипуляции.

Максимальный срок работы указывается в паспорте изделия, иногда — на упаковке. Но он может отличаться от того, сколько на самом деле проработает накопитель — это зависит напрямую от деятельности предпринимателя.

Например, если Вы приобрели накопитель на 36 месяцев и пробиваете больше 200 чеков в день., то у него не хватит памяти на такое количество чеков. Очевидно, накопитель закончится намного быстрее заявленного в паспорте срока.

Длительность срока работы фискального накопителя зависит от того, что указано в техническом паспорте ФН и статье 4.1 54-ФЗ.

Модель накопителя — это цифры в названии: ФН-1 или ФН-1.1. Разные модели работают с разными форматами фискальных документов.

 

Формат фискальных документов (ФФД) — вид чеков, с которыми работает касса и налоговая. Есть всего три формата: 1.0, 1.05 и 1.1. Чем больше цифра после точки, тем больше обязательных реквизитов должно быть в чеке. Например, в чеке формата 1.0 не нужно указывать «Признак прихода расчета», а в 1.1 — обязательно.

 

Модели ФН-1 работают только с ФФД 1.0 и 1.05, а фискальные накопители 1.1 поддерживают все возможные форматы. Изначально онлайн-ККТ работали с чеками формата 1.0, но налоговая постепенно от него отказывается. С 2019 года все предприниматели обязаны перейти на ФФД 1.05 или выше. Для этого придется обновить прошивку кассы и товароучетную систему.

Как выбрать фискальный накопитель

Фискальные накопители делятся по срокам службы:

  • на 13 или 15 месяцев использования;
  • на 36 месяцев использования.

Фискальный накопитель на 36 месяцев ОБЯЗАТЕЛЬНО использовать в следующих случаях:

  • оказание услуг;
  • на системах налогообложения: УСН (упрощенка), ЕНВД (вмененка), ПСН (патент), ЕСХН (сельхозналог).

Но есть исключения из первых двух пунктов: Вы можете использовать ЛЮБОЙ фискальный накопитель, если подпадаете под следующие условия:

  • сезонная торговля;
  • плательщики НДС (ОСН) либо совмещающие ОСН с другими системами налогообложения;
  • автономный режим работы ККМ (в труднодоступных районах Российской Федерации);
  • торговля подакцизными товарами: бензин, масла, сигареты, алкоголь (Постановление Правительства РФ от 25.01.2017 № 70);
  • платежные агенты или субагенты (Постановление Правительства РФ от 25.01.2017 № 70).

В любых других случаях Вы в праве выбрать себе любой фискальных накопитель: на 13, 15 либо 36 месяцев.

Однако Приобрести фискальный накопитель на 36 месяцев будет невыгодно:

 

  • при продаже подакцизных товаров: алкоголя, сигарет, технических моторных масел (срок работы ФН в таких случаях — 13 месяцев),
  • при работе кассы в автономном режиме без отправки чеков в налоговую — это разрешается только тем, кто работает в отдалённых от сетей связи местности (срок работы ФН — до 15 месяцев). 
  • при пробитии от 200 чеков ежедневно: у фискального накопителя — ограниченная память, примерно до 250 000 фискальных документов (для такого количества продаж лучше покупать ФН на 13/15 месяцев)

Подробная таблица видов фискальных накопителей (ФН) и возможность их применения в организации или для ИП

 

Штрафы за неправильную работу с фискальным накопителем

Если онлайн-касса работает без ФН и сведения о продажах не поступают в налоговую службу:

  • для физлиц: от 10 000 ₽ до приостановки деятельности на 90 суток,
  • для юрлиц: от 30 000 ₽ до дисквалификации на срок до 2 лет.

Что будет, если использовать неправильный ФН

Если вы на спецрежиме или оказываете услуги, вы обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако если вы купили ФН на 13 месяцев, вы можете пользоваться им до окончания срока действия. Вообще за это предполагаются предупреждения и штрафы, но в мае 2017 налоговая опубликовала письмо, в котором указала на лазейку в законе: накопитель на 36 месяцев не обязаны использовать организации с сезонным характером работы. Что такое «сезонный характер», закон не рассказывает и оставляет толкование термина на усмотрение предпринимателя. Это значит, чтобы избежать штрафа за неправильный накопитель, спецрежимникам достаточно утвердить внутри организации сезонный характер работы.

 

Если срок ФН ниже, чем полагается для вида деятельности,

 и Вам не удалось доказать сезонность или иные факторы, позволяющие его снизить, ответственность предусмотрена следующая:

для физлиц и юрлиц: от предупреждения до штрафа в 10 000 ₽.

 

Детали по штрафам и санкциям в статье КоАП РФ 14.5: 2, 3, 4, 6 части.